Попадём ли мы, наконец, в офис без бумаги? — printnews.biz
107023, г. Москва, Барабанный переулок, дом 4, стр 6, БЦ «На Барабанном»

Попадём ли мы, наконец, в офис без бумаги?

06.10.2021 Маркетинг

Дэвид Лавенда (David Lavenda)

Пандемия значительно изменила организацию работы многих предприятий. Одним из результатов стало заметное увеличение числа исследований, касающихся вклада удалённых встреч в бизнес-производительность. Удивительно, но значительно меньше внимания было уделено другой деятельности, связанной с работой, например, тому, насколько изменились чтение и иная работа с документами с момента перехода на удалённую работу. Не реализуем ли мы, наконец, давно предсказываемый переход к «офису без бумаги», оставшись без офисных принтеров?

Железная хватка бумаги

Идея офиса без бумаги ничуть не нова. Пожалуй, первой вехой в данном направлении была книга Ф.В. Ланкастера «Вперед к информационным системам без бумаги», опубликованная в 1978 году. В то время концепция выглядела футуристично, но  с появлением в 90-х годах на предприятиях локальных сетей и развитием интернета идея начала набирать обороты. Идея казалась такой очевидной к 2002 году, что в книге Эбигейл Селлен и Ричарда Харпера «Миф о безбумажном офисе» уже не пришлось объяснять необходимость офиса без бумаги, а лишь то, почему он до сих пор не появился.

Анализ авторов сфокусировался на уникальных свойствах бумаги. В частности, они объясняли сохраняющуюся власть бумаги её способностью переносить действия со стороны людей, «например, хватания, переносы, манипуляции, складывания и пр.». На основе ряда этнографических исследований авторы заключили, что «бумага продолжит доминировать в деятельности, которая подразумевает демонстрацию интеллектуального труда, включая просмотр информации, осмысленное чтение информации, организацию, структурирование и напоминание об идеях».

В конце книги авторы сделали следующее предсказание: «Офис без бумаги – это миф  так как все слишком хорошо понимают, что их цели не могут быть достигнуты без бумаги. Это было именно так более тридцати лет назад, когда идея офиса без бумаги впервые продемонстрировала какое-то значение, и это остается именно так сегодня, в начале 21 столетия. Надеюсь, что мы показали, что это останется правдой на многие годы вперёд».

Когда я взял интервью у Эбигейл Селлен в 2014 году для статьи о возрождении бумаги в форме самоклеящихся листочков («Как самоклеящийся листок может стать новейшей инновационной технологией»), её мнение об офисе без бумаги изменилось, но она всё ещё не хотела выдвигать предсказания о том, как скоро «соскребут» бумагу.

Бизнес переживает «урезание бумаги»

Переход к цифровым документам был медленным и постепенным. Согласно отчёту McKinsey за 2019 год: «Целлюлоза, бумага и упаковка в следующем десятилетии – трансформационные изменения», использование бумаги, которая используется в офисных принтерах для печати документов, продолжало расти до 2007 года, затем, после достижения переломного момента, оно пережило спад и продолжило расти до 2018 года (см. диаграмму ниже).

Что случилось? За прошедший период улучшения в цифровых технологиях значительно упростили редактирование, комментирование и обмен документами, в особенности это относится к документам вроде контрактов, предложений и отчётов. Примеры таких цифровых технологий включают текстовые редакторы, которые позволяют одновременное исправление документов несколькими людьми, а также системы управления контентом на предприятиях, облачные хранилища документов, большие и более четкие компьютерные экраны, более быстрые сети и многое другое.

Внедрение этих технологий не случилось мгновенно.  Так же как и в случае со многими инновациями, сопротивление их внедрению было связано более с поведенческими факторами, а не с технологическими. Однако, со временем преимущества одновременного обмена и редактирования документов несколькими людьми стали очевидны, поэтому внедрение цифровых технологий стало постепенно расти. Дни, когда бумажные документы просовывали в щели почтовых ящиков, ушли в прошлое.

А затем случился COVID-19. Внезапная миграция в домашний офис действительно ускорила потребность во внедрении цифровых технологий. Уже в апреле 2020, генеральный директор Microsoft, Сатья Наделла (Satya Nadella) заметил, что «мы наблюдали два года цифровизации, упакованные в два месяца…»

Так как бизнес перешел в домашние офисы, работники потеряли доступ к офисному принтеру и запасам офисной бумаги. При отсутствии других возможностей, большинство из них перестали печатать лежащие потом мертвым грузом документы, что привело к тому, что в отчёте McKinsey 2020 года было названо «резким снижением в потреблении офисной бумаги». В том же отчёте McKinsey было замечено, что ограниченный доступ к бумажным носителям привёл к сдвигу к «цифровому и сетевому потреблению массовой информации… и растущим доступности и потреблению электронных книг, подкастов и аудиокниг». Другой отраслевой отчёт связывал падение использования бумаги с «глобальным снижением печати для конференций и других деловых целей, а также в школах и университетах».

Охват этой революции можно подытожить снижением заказов на бумагу. Например, с начала локдауна, производитель графической бумаги Paperwise сообщал о 50%-м падении в обороте бумаги для копирования.

При том, что падение потребления офисной бумаги может быть хорошо для окружающей среды, переход к цифровым форматам может иметь и другие преимущества.

Неожиданным преимуществом того, что мы стали печатать меньше документов, стала меньшая захламлённость наших домашних офисов. Источник хлама номер один в домашних офисах – это связанная с бизнесом бумага, такая как блокнотики, самоклеящиеся бумажки, папки, копии и скоросшиватели (согласно недавнему отчету исследователей в университете ДеПоль). Примечательно название отчета — Влияние беспорядка в офисе на удаленную работу: «Я не могу работать со всем этим!». (The Impact of Office Clutter on Remote Working: «I Can’t Work with All This Stuff!»). Согласно полученным результатам, мусор вроде коробок из под продуктов, стаканчики от кофе стояли на далёком третьем месте! Это важно, так как ещё одно недавнее исследование — «Отрицательная сторона беспорядка в офисе: влияние на рабочее благополучие и удовлетворенность работой» (The negative side of office clutter: Impact on work-related well-being and job satisfaction) – обнаружило сильную взаимосвязь между захламлённостью рабочего места и нерешительностью сотрудника, откладыванием в долгий ящик нерешенных вопросов, стрессом и эмоциональным истощением.

Выводы ясны. Даже при снижении объёма печати дома, бумажные документы остаются основным источником отвлечения внимания от неотложных задач. Проведенные исследования демонстрируют, что уменьшение объёмов бумажного хлама будет способствовать улучшению концентрации и внимания.

Не стоит копаться в неудачных предсказаниях

Эбигейл Селлен и Ричард Харпер — не первые исследователи, которые промахнулись с предсказаниями о внедрении технологий. Известно знаменитое высказывание Йоги Берра (Yogi Berra): «Трудно делать предсказания, особенно о будущем». Мои собственные предсказания о сохраняющейся силе самоклеящихся бумажек также могут оказаться неверными, так как их могут заменить цифровые эквиваленты, получаемые через посреднические платформы, такие как Miro и другие.

Подводим итог

Рабочее место, как понятно, всё ещё в движении. Переход на работу из дома нарушил хорошо установившиеся рабочие практики. По мере снижения пандемии многие работники не захотят возвращаться к старому, многие из них предпочтут уйти с работы, чем возвращаться в офис. В то же время, предприятия вроде Google удваивают дополнительное офисное пространство, чтобы вернуть растущее число работников назад в центральный офис.

Популярная теперь гибридная модель рабочего офиса находится всё ещё в зачаточном состоянии, поэтому не ясно, чем все закончится. Ясно только то, что, когда дело касается будущих моделей работы, под одну гребенку всех не подгребешь, что заставляет меня предположить, что нынешние предсказания рабочих тенденций будущего «не стоят бумаги, на которой написаны», ну или экрана, на котором показаны.

Об авторе

Дэвид Лавенда – эксперт, имеющий широкий опыт руководства технологическими организациями, которые работают с большими объёмами информации. Его специализация   заключается в том, чтобы помогать организациям «сделать всё правильно сразу, а затем быстро и успешно выйти на рынок за счёт структурированного процесса тесного сотрудничества с партнёрами-разработчиками с первого дня».

Подробности:https://sforp.ru/news/_mostInterest/25.htm#1239