В 1975 году статья «Офис будущего» в журнале Business Week нарисовала картину мира, трансформированного цифровой технологией. Тогда переполненные шкафы и горы бумаг были проклятием для офисов. В статье предсказывалось, что такие компании, как Xerox и IBM, благодаря своим развивающимся технологиям офисной автоматизации, смогут «построить» офис без бумаги. В статье представлялись документы, которые обрабатывались электронным способом на компьютерных терминалах.
Сегодня ноутбук и, конечно же, смартфон стали вездесущими компаньонами рабочего стола. И всё же, несмотря на очевидное развитие цифровых технологий, мечта об офисе без бумаги всё ещё не материализовалась. При том, что цифровые рабочие потоки значительно снизили расход бумаги, зависимость от офисной печати все еще сохраняется. В исследовании, проведенном компанией Quocirca, демонстрируется, что более чем 70% опрошенных организаций отметили, что офисная печать критически важна для их бизнес-процессов. Однако, исследование показывает также, что в рамках гибридной организации рабочей среды эта тенденция может измениться, а решение экологических задач может заставить многие кампании пересмотреть то, как они пользуются бумагой, и ускорить планы по переходу к цифровой трансформации и электронному документообороту.
Офис с меньшим количеством бумаги
Так что же определяет сегодня зависимость от бумаги? Исследование компании «Quocirca» показало, что главную роль в этом вопросе играют несколько факторов. Во-первых, удобство и простота печати лишь увеличились в ходе развития цифровых технологий. Во-вторых, некоторые задачи, такие как пересмотр контрактов или маркировка документов, всё ещё легче предпринять, работая с бумагой, или же они должны быть на бумажных документах по действующим законам. Наконец, имеется и человеческая составляющая. Многие профессионалы считают, что чтение и делание пометок на бумаге – это более эффективный и естественный процесс. Соответственно, всего лишь 11% организаций, опрошенных компанией Quocirca в рамках исследования «The Future of Document Capture 2024», сообщили, что их предприятия действительно обходятся, в основном, без бумажных документов. Главные причины продолжающейся зависимости от бумаги заключаются в том, что клиенты продолжают посылать бумажные документы (36%), выполнять требования законов (30%), а также потребности в наличии физической подписи (29%).
Несмотря на такую зависимость от бумажных документов, сдвиг в сторону «менее бумажного» офиса продолжает набирать обороты. 75% опрошенных компаний ускоряют свои планы по цифровой трансформации традиционного бумажного документооборота. В целом, по мере ускорения планов по цифровизации, предприятия ожидают, что средний объем печати упадёт на 3%. Следует отметить, что малые и средние предприятия (250–499 работников) прогнозируют большее падение, 6%, в объёмах печати уже в следующем году. Эти прогнозы могут объясняться большим стремлением этих организаций к переменам: более крупные организации с глубокими инвестициями в «устаревшие» приложения испытывают определённые трудности при таких переменах.
Подъём передовых технологий сканирования и распознавания текста
При том, что традиционные объёмы печати в ходе цифровизации, несомненно, падают, такое падение компенсируется подъёмом сканирования документов. Данная тенденция подкрепляется рядом мощных ведущих факторов, включая повышенную экологичность, выгоды в плане эффективности бизнеса, а также повышенной безопасности и соответствия законодательству.
Организации ожидают, что их объёмы сканирования вырастут в среднем на 6%, при увеличении объемов до 7,4% на МФУ и падении на 4% на специальных офисных сканерах. Рост сканирований на МФУ фиксируют многие из опрошенных (75% организаций поощряют использование сканирования на МФУ, а 69% увеличивают свои инвестиции в облачные решения для распознавания документов). Что касается специальных офисных сканеров, то, по-видимому, большая часть их традиционной нагрузки постепенно переходит на МФУ.
В то же время, развитие искусственного интеллекта (ИИ) подстёгивает внедрение умной обработки документов (IDP, intelligent document processing). По мере того, как организации стремятся снизить зависимость от бумаги и выровнять рабочие потоки, IDP применяется ими как основной инструмент. Решения IDP не только обеспечивают сканирование документов, но также «добывают» из них информацию, используя ИИ и машинное обучение (МО) при автоматизации решения задач по обработке документации. С помощью IDP также можно распознать текст, используя оптическое распознавание знаков (OCR, optical character recognition), классифицировать документы, а также извлекать ключевую информацию, которая затем может быть включена в цифровые процессы, и всё это без вмешательства человека.
В общем и целом, 62% респондентов в исследовании Quocirca «Document Capture Study» предполагают в будущем увеличение затрат на IDP. В крупных организациях (более 1000 работников) эта цифра достигает 69%.
Экологичность и бумага
Экологичность – это чаще всего декларируемая цель цифровизации, 74% респондентов исследования Quocirca помещают именно эту цель на вершину требуемых результатов для своих инициатив по цифровизации. Исследование Quocirca показывает, что большинство организаций уже внедряют меры по переработке бумаги и минимизации неэкономной печати путём внедрения передового управления печатью и инструментов цифровизации рабочих потоков. Внедрение элементов безопасной печати, например, не только гарантирует повышенную безопасность бизнеса, но также стимулирует к ликвидации распечаток, оставленных в лотках.
Следует отметить, что управление потреблением бумаги – не единственные экологический фактор, способствующей укреплению экологичной инфраструктуры печати. Разумеется, бумага является возобновляемым ресурсом, который все лучше управляется через такие инициативы, как сертификация Forest Stewardship Council (FSC) или проекты по восстановлению леса типа PrintReleaf.
Другие факторы воздействия инфраструктуры печати на окружающую среду включают само оборудование и расходные материалы, такие как тонер и чернила. Организациям следует принять во внимание потребление устройством электроэнергии на протяжении всего срока его эксплуатации. Более новые, современные устройства, как правило, более энергетически эффективны, чем старые модели. Однако, они всё же потребляют электричество во время работы и в спящем режиме и организациям следует оценить эко-энергетические режимы, доступные на этих устройствах.
Все чаще принтеры и МФУ производят с использованием определённого процента переработанных материалов (например, в пластиковых и металлических компонентах), или восстановленных компонентов. Разумеется, восстановленные компоненты и материалы следует рассматривать как часть решения о повышении экологичности продукции.
Тонерные и струйные картриджи также могут быть значительным источником отходов. Многие из них не так уж и просто переработать из-за сложной конструкции, включающей пластмассу и металлические компоненты, а также остатки чернил и тонера. При выбрасывании, они могут оказаться на свалках, потенциально опасные химикаты из них могут проникнуть в окружающую среду. Кроме того, производство тонерных/струйных картриджей поглощает значительные ресурсы и энергию.
И всё же, согласно недавнему исследованию компании Quocirca, при том, что 66% британских организаций формально проводят мониторинг выброса углекислого газа в своей IT-среде, это количество падает до 57%, когда речь заходит о среде офисной печати.
В результате таких практических проблем сохраняется потребность в ясности в отношении экологичности офисной печати. Индустрия должна предоставить предложения относительно всех этапов жизненного цикла продукции для офисной печати от производства до переработки и утилизации. 79% организаций утверждают, что хотели бы, чтобы их поставщики помогали им измерять экологические последствия своей инфраструктуры печати. Это становится всё более насущной проблемой, так как нехватку экологических данных отмечают 27% опрошенных организаций (в качестве барьера для измерения, мониторинга и управления собственными инициативами по экологии).
Будущее
При том, что экологичность – это один из факторов, ускоряющий цифровизацию процессов на бумажной основе, если заглянуть вперед, то офис будущего, без сомнения, будет характеризоваться ещё большими уровнями автоматизации. ИИ может потенциально снизить зависимость от бумаги. Примите во внимание, что ИИ-ассистенты могут автоматически делать выжимки из длинных документов, принимать умные решения, выбирая оптимальный путь для печатного контента, а также извлекать ключевые данные из информационных потоков для последующего рассмотрения. Несмотря на эти новшества и растущую ориентацию на экологичность, офис без бумаги – это все ещё лишь удалённая цель, а будущее рабочее место будет характеризоваться балансом цифровых и бумажных рабочих потоков.
Подробности: https://sforp.ru/news/_mostInterest/33.htm#1526