С каждым шагом приближаясь к цифровому миру, мы думаем о безбумажной среде вокруг нас. От образования до корпоративной культуры и за её пределами индустрия печати становится очень важной в нашем развитии. Но по мере развития цифровых технологий значительная часть этой отрасли все более заменяется цифровыми носителями. Будь то образовательные материалы, например, учебники, или офисные документы вроде контрактов, писем, предложений и других деловых бумаг, цифровая печать становится все заметнее на современном рынке.
Но в будущем… полностью без бумаги? Готовы ли мы полностью погрузиться в мир цифровой печати без бумаги?
Никак нет!
Офисная печать, как ожидается, будет в основе трансформации бизнеса к 2025 году, и также будет стремиться обходиться без избыточной затраты бумаги, но не полностью без бумаги. Будь то ваши внутренние бизнес-процессы, или внешние задачи, требующие бумажной отчетности, деловая печать никогда не сможет стать вещью из прошлого. Однако, со временем, бизнес-процессы становятся все более умными, и они продолжат развиваться, чтобы сделать деловую печать более экономичной и экологичной, с меньшими отходами.
Вопрос таков – насколько многие из нас присоединились к этой уже проходящей эволюции и стали внедрять новые цифровые процессы и технологии? Ну, не все из нас. Относительно цифр, которые мы собрали в ходе наших исследований: мы считаем, что до сих пор на предприятиях имеются неиспользованные возможности для трансформации их деловой среды, в частности, при переходе к офисной печати без лишних бумаг.
Цифры, приведенные ниже, показывают, как быстро мы тонем в бумажных отходах.
Отчет «PRINT 2025» компании Quocirca демонстрирует расхождения во мнениях различных поколений относительно важности печати в деловой среде.
- Более 70% руководителей в сфере IT возрастом от 18 до 34 лет считают, что офисная печать важна сегодня и останется таковой в 2025 году.
Однако, 82% руководителей в сфере IT возрастом от 45 до 54 лет убеждены в важности офисной печати сегодня, но при этом 54% из них сомневаются в её важности в 2025 году.
- Процентный состав работающих в Правительственном печатном бюро (GPO) согласно данным Американской комиссии по равным возможностям трудоустройства.
- Доходы в индустрии печати в США по ожиданиям должны были снизиться на 14,4% в 2020 году из-за пандемии COVID-19.
Снижающийся спрос на печать по ожиданиям должен был продолжаться и в следующие пять лет, когда, как ожидалось, пандемия закончится в 2021 году. Падение доходов в индустрии печати обусловлен ростом электронной коммерции и цифрового маркетинга по всему миру.
- Ожидается, что рыночный размер индустрии печати в США упадёт на 1,9%.
Когда клиенты попросили нас узнать о степени роста индустрии, мы оценили размер рынка в 2021 году в 68,7 миллиарда долларов США по доходу. Исследования также показали, что размер рынка падал в период с 2016 по 2021 годы по 4,5% в год. Падение в индустрии печати было быстрее, чем у общей экономики США.
- Индустрия печати – это 151-я по величине индустрия в США.
Она также является 15-й по размеру производственной индустрией, если измерять по размеру рынка. Разумеется, в индустрии имеется высокий уровень конкуренции, но на неё негативно влияют уменьшающиеся сроки эксплуатации оборудования. Для стабильного роста и повышения доходности индустрии печати нужен скачок в спросе на журналы, газеты, книгоиздателей и базы данных.
- В среднем каждый сотрудник печатает по 10000 страниц в год.
Это, как правило, сводится к печати 27 страниц ежедневно. 17% этих бумаг не используются совсем. Кроме того 10000 напечатанных страниц соответствуют 725 долларам в качестве расходов на печать для каждого сотрудника. Таким образом, устранив столь расточительную печать и внедрив умное решение по управлению печатью в вашем офисе, вы сможете быстро понизить ваши операционные расходы.
- Третья по размерам статья затрат после аренды и зарплаты (и других деловых функций) – это печать.
Расходы на печать поглощают от 1% до 3% общих доходов компании и приводят к значительному повышению расходов на работу всего бизнеса. Более того, документационная и связанная с печатью неэффективность съедает до 14% доходов предприятия. Такие расходы на документацию (добавляющие от 5% до 15% расходов) представляют собою отчаянную потребность для эффективного управления печатью офисными менеджерами.
- 65% документов не используются в тот же день, когда они были напечатаны.
Эти документы либо выкидываются, либо перерабатываются, чтобы выполнять какую-нибудь другую функцию. 7,5% документов не попадают в хранилище, а 3% помещаются в папки на неправильные места.
- Нарушенные документационные процессы приводят к серьёзным рискам для бизнеса и проблемам с соблюдением законодательства.
Низкий уровень процессов управления документацией приводил к непредвиденным потерям у предприятий, что сообщали каждые 3 из 4 опрошенных компаний. Эти потери становятся причиной потерянной репутации, прибыли, исков и отходов. Поэтому предприятиям нужно понимать и создавать строгие правила и политику соответствия, и при этом следить, чтобы вся компания придерживалась установленных правил.
- Штатный сотрудник в среднем тратит ежедневно больше 20 минут на поиск документа в офисе.
Кроме того, каждый доллар, потраченный на офисную печать, приводит к дополнительным тратам еще девяти долларов для того, чтобы управлять жизненным циклом документации. Среднее время и бюджет, посвященный поиску потерянных документов, может быть снижен адекватным хранением документов и применением лучших практик по управлению печатью.
- Компании полностью игнорируют 40% расходов на печать, а две трети этих компаний никогда даже не отслеживают эти расходы.
Они и понятия не имеют, что 40% их бюджета тратится на печать. Более того, 9 из 10 североамериканских компаний не обращают внимания на свои ежегодные траты на печать, включающие принтеры, расходные материалы для принтеров, печатающее оборудование, копировальные устройства, картриджи и многое другое, а также на время, потраченное на печать.
- У 90% компаний не имеется ни малейшего представления о том, сколько принтеров у них в офисе.
Отсутствие знаний о расходах на печать – это одно, но совсем не знать о том, сколько печатающего оборудования и сколько принтеров в офисе – это большая проблема. Более того, 37-41% трат, связанных с печатью, не получают формального одобрения. Это означает, что организационной стратегии печати не хватает формализации в плане трат на расходные материалы для принтеров. Эта статистика не затрагивает размеры предприятия, что демонстрирует, насколько неэкономичной стала печать в наши дни.
- 50% всех звонков в службу поддержки связаны с печатью и сопутствующими услугами.
Эти звонки занимают 15% времени службы поддержки в компании. Большинство обеспокоенности связано с технической поддержкой, касающейся проблем с устройствами, застреваниями бумаги, плохими распечатками и сканами, управлением печатью, отказами ПО и многими другими проблемами. Собственный IT-персонал оказывается загружен небольшими задачами, связанными с печатью, весь день, что влияет на всю стратегию IT в компании. Также это имеет прямое влияние на зарплатную ведомость компании.
- Количество бумаги, используемой при печати, увеличивается на 21% каждый год.
В век, когда мы вовсю поклоняемся цифровым технологиям, потребление бумаги должно снижаться с каждым новым шагом цифровой трансформации. Но индустрия печати переживает совершенно иной сценарий. Количество печатающихся документов исключительно только растёт.
- 100 фунтов – ежегодный вес отходов, генерируемых лазерными принтерами.
На первый взгляд, количество в 100 фунтов кажется огромным само по себе, и указывает на объем расточительной печати, свойственной компаниям, использующим лазерные принтеры. Не кажется ли вам, что управление отходами является сейчас самой насущной потребностью? Даже там, где компании пытаются сэкономить, свалки все-таки растут.
- 10-30% потенциальной экономии теряется, при этом игнорируются расходы на печать.
В Gartner Group заметили потенциальный рост в экономии до 30%, если компании концентрируются на своих финансовых отходах и принимают на вооружение решения по управлению печатью, чтобы снизить отходы, вызванные печатью.
- На каждую отдельную копию теперь требуется по четыре распечатки.
Раньше, в начале 1990-х, обычного офисного копира было достаточно, чтобы производить 80-90% всей печати в виде распечаток да ещё и с низкой постраничной стоимостью. С приходом в офис настольных принтеров, объёмы напечатанных документов выросли вместе с увеличением постраничной стоимости. Стоимость включает покрытие бумаги тонером.
- В Gap Intelligence сообщают о наличии более чем 60000 различных товарных номеров для расходных материалов на рынке.
Эти товарные номера относятся к печатающим устройствам и охватывают все от лазерных до струйных принтеров. Владельцы небольшого бизнеса тратят значительную часть своего времени на поиск и приобретение расходных материалов для принтеров.
- Компания Xerox изготавливает 2 миллиарда отпечатков каждый месяц по всему миру, как напрямую, так и через партнёров.
Половина оттисков изготавливается на устройствах не-Xerox. Компания Southern Solutions зафиксировала также, что на недорогих цветных устройствах изготавливается в среднем по 900 черно-белых и 400 цветных отпечатков каждый месяц. На недорогих черно-белых настольных принтерах изготавливается в среднем по 500 черно-белых отпечатков в месяц.
- Услуги по управлению печатью (MPS) могут снизить операционные расходы компании на 30%.
Наконец, имеется нечто, что может улучшить стратегию печати организации и снизить отходы, производимые принтерами и сопутствующей продукцией. Аутсорсинг решений по управлению печатью в сторону MPS-партнёра может помочь вам реорганизовать и развить ваши процессы печати, сэкономив до 30% вашего бюджета. Список снижения расходов составлен из:
- 25-60% снижения расходов на оборудование;
- 10-15% снижения количества отпечатков;
- 30% и 20% снижения в потреблении энергии и тонера соответственно.
Если всё это сложить, получается значительная экономия. Контракт с MPS-провайдером обеспечит вашу компанию высококвалифицированным персоналом для исправления имеющихся проблем, предоставит ПО для обслуживания печатающих устройств и предотвратит непредвиденный простой вашего оборудования для печати.
Выводы: Индустрия печати никуда не денется, равно, как и использование печати и документов в ближайшем будущем не собираются уменьшаться. Единственное, чему требуется трансформация — так это подходу к печати и расходным материалам для неё. Компаниям требуются услуги по управлению печатью, чтобы преодолеть увеличенные операционные расходы и уменьшить «пробоины» в их бюджетах из-за неэффективных практик печати. Шокирующая статистика, показанная в данной статье – это красный свет для ваших нынешних стратегий по печати, если потеря доходов вас все-таки беспокоит. Умное и аккуратное решение по управлению печатью – это единственный путь к снижению расходов и эффективности в рамках общей стратегии совершенствования печати организации. В конце концов, к 2025 году, мы плавно интегрируем офисную печать в ваш бизнес с некоторыми самыми лучшими инструментами по автоматизации.
Подробности: https://sforp.ru/news/_mostInterest/27.htm#1307
