Услуги MPS могут быть важным ключом к вашему успеху. Притом что они могут быть не столь вдохновляющими, как другие области цифровой трансформации, такие как боты или low-code платформы, они, как бы там ни было, являются важным аспектом в любой современной организации.
Цифровая трансформация произвела революцию во многих аспектах бизнеса, но бумага есть и, скорее всего, останется постоянным фактором в деятельности любого предприятия. Среднестатистический сотрудник печатает поражающие воображение 10000 страниц в год. На это уходит значительная часть ресурсов (и денег) малых и средних предприятий. И почему люди так много печатают сегодня? Ответ весьма прост: сегодня в мире, как никогда, много данных, а непрерывный рост необходимых данных, в особенности среди малых и средних предприятий, определяет растущую потребность в эффективном управлении большим количеством информации.
90% всех данных в мире было создано за последние два года.
Проблема здесь заключается в том, что предприятиям приходится иметь дело с горами данных, но зачастую при их обработке используют устаревшие методы. Сопоставьте это с нынешними привычками сотрудников в плане печати, и вы поймете, что при отсутствии политики управления печатью расходы по печати для предприятия могут быстро выйти из-под контроля.
В год среднестатистический работник печатает 8874 страниц и 17% из них остаются непрочитанными.
Данные расходы обретают ещё больше деталей у организаций, которые стремятся поддерживать свой парк устройств в актуальном состоянии. Короче говоря, организации тратят как никогда много на печать, и это является результатом укоренившихся привычек, старых машин и притока новых данных, с которыми нужно иметь дело.
Для многих предприятий MPS-услуги стали удобным решением по управлению печатью, так как они решили не отвлекать на него своих сотрудников, а предпочли найти решение через партнёрство с провайдерами услуг по управлению печатью (MPS).
MPS помогает многим компаниям справиться с проблемами с офисной печатью. Это часто подразумевает проблемы со старым оборудованием, информационной безопасностью, применением наилучших практик, оптимизацией расходов и нехваткой организационной структуры.
Давайте взглянем на то, что MPS может предложить для малых и средних предприятий, и что можно ожидать от качественных MPS-услуг для вашего бизнеса.
1. Решения по документообороту
Это то, где MPS вступает в дело в качестве мощного инструмента для цифровой трансформации. И дело тут не только в урезании расходов или защите себя от киберугроз (хотя и то, и другое очень важно). Дело в улучшении ваших процессов, получении максимума от используемых вами технологий и добавлении новых решений там, где это имеет смысл. Впрочем, вы, возможно, уже знакомы, насколько связаны управление печатью и цифровой трансформацией.
Роль MPS, как того, что способствует осуществлению более широкой цифровой трансформации, признается теперь все чаще.
В 2018 году, лишь 23% предприятий соглашались, что MPS играло важную роль в их цифровой трансформации. В 2020 году это количество выросло до 54%.
Одной из причин такого сдвига в мышлении является цифровая трансформация, а именно использование современных инструментов и технологий для оптимизации или изменения операций, что очень хорошо совпадает с внедрением стратегии для управления печатью.
Очевидным примером такой трансформации будет перенос цифрового репозитория в «облако» для всех данных вашего бизнеса, что сделает информацию значительно более доступной для ваших сотрудников, что это было в прошлом. Помимо этого имеются значительные улучшения, которые могут быть сделаны в плане изменения парка принтеров при использовании смарт-МФУ.
Смарт-МФУ значительно повышают производительность бизнеса, что позволяет конечным пользователям печатать из любого места, позволяет МФУ автоматически загружать отсканированный документ в нужное сетевое хранилище, что делает его мгновенно доступным любому сотруднику на вашем предприятии (у кого имеется доступ).
Организации, использующие MPS, с вероятностью 55% внедрят современные информационные технологии по всей организации для управления как бумажной, так и цифровой информацией, в то время как те, кто не использует MPS – только с вероятностью 29%.
2. Безопасность
Когда люди думают о конечной безопасности, они практически всегда подразумевают какое-либо устройство. Как правило, это лэптопы или любые другие мобильные устройства, которые могут представлять киберугрозу для малых и средних предприятий, являясь точками входа для киберпреступников. Принтеры представляют крайне слабое место в системе информационной безопасности для современных малых и средних предприятий.
В 2019 году 59% предприятий зафиксировали пoтери данных, так или иначе связанные с печатью. Только треть из них были вызваны действиями персонала, а это означает, что киберпреступники всё чаще обращают своё внимание на принтеры, как на незащищенные подступы к сети.
Подумайте обо всей конфиденциальной информации, которая выходит из ваших принтеров. Чтобы разразилась катастрофа, достаточно потерять лишь часть важных данных, и иногда, всё, что стоит на пути к этим данным — это скромный офисный принтер. Такая ситуация должна вызвать серьёзную обеспокоенность у организаций, и является одной из причин, почему обеспечение безопасности принтера должна быть на переднем плане любой стратегии кибербезопасности предприятий.
Некоторые из наиболее распространённых связанных с печатью угроз, ведущих к взлому данных, включают:
- Похищение документов: Когда компания переживает неавторизованное перемещение данных посредством вредоносного ПО, то этот процесс называется эксфильтрацией или «экструзия данных». В агентстве Quocirca выяснили, что принтеры – самые популярные мишени для подобных действий.
- Криптоворовство: Криптоворовство происходит тогда, когда вредоносное ПО устанавливает запрещённое ПО по криптомайнингу на устройство, чтобы захватить управление процессами по работе с криптовалютой. Часто такое ПО позиционирует себя на роутере или другом устройстве интернета вещей с прямым доступом ко многим компьютерам, чтобы максимизировать доступную мощность.
- Хакерский взлом: Любое подключённое к сети устройство может быть взломано. Хакеры используют принтеры как для того, чтобы получить доступ к незащищенным данным на жестком диске, так и для того, чтобы получить доступ к другим элементам сети компании, которые в остальном защищены лучше.
- Атаки на электронную почту: В 2017 году было обнаружено, что 44% потерь данных, связанных с печатью, произошли из-за того, что документы были отправлены к внешним устройствам по электронной почте.
- Вмешательство в работу принтера: Незащищенные настройки принтера могут быть изменены (намеренно или случайно) так, что при этом снижается безопасность документации. Изменения могут включать сохранения заданий в другой области, перенаправление заданий полностью или сброс настроек до фабричных, чтобы ликвидировать любую дополнительную функцию безопасности, которая могла бы быть установлена на принтере.
Провайдер MPS обеспечит полную безопасность вашего парка печатающих устройств и минимизирует потенциально возможные потери данных.
3. Обновление и мониторинг расходных материалов
Одним из самых важных моментов, которые могут быть получены предприятием от MPS , является прозрачность процессов. Когда вы используете MPS, ваш провайдер заранее будет знать, что у вас заканчиваются расходные материалы, и что вам нужны работы по обслуживанию печатающих устройств.
Организации тратят приблизительно 1-3% ежегодных доходов на печать. 90% североамериканских компаний не знают, сколько они тратят на печать.
Когда что-то ломается, сервис на месте предоставляется и окупается MPS-провайдером. Вы также можете получить преимущество в виде возможности отслеживать свои траты в более эффективной и организованной манере. Часто случается так, что предприятия просто не знают о некоторых своих тратах, так как у них никогда не было средств их отслеживать их. Это приводит к тому, что расходы постепенно накапливаются и с течением времени истощают ресурсы.
Что если организация тратит значительно больше того, что ей требуется? Что если с определённой помощью можно было бы внедрить стратегии, чтобы снизить эти траты и держать их на приемлемом уровне на будущее? Факт заключается в том, что подавляющее большинство компаний не знают ответы на эти важные вопросы, так как не отслеживают свои привычки в офисной печати.
MSP-услуги гарантируют, что вы сможете отслеживать своё пользование офисными печатающими устройствами, а со смарт-МФУ провайдеры смогут проанализировать ваши траты с высокой точностью. Следовательно будет значительно проще составить бюджет, который будет согласовываться с теми тратами, которые вы используете и тратите на ресурсы для печати. Когда ваш провайдер будет знать ваш бюджет, он даст вам возможность придерживаться его, а следовательно, расходы никогда не выйдут из-под контроля. Это поможет вам снизить расходы и выровнять ваш бюджет.
4. Экологические инициативы
Снижение воздействия на окружающую среду становится все более важной задачей для многих малых и средних предприятий. Сотрудники сейчас сильнее, чем когда-либо, заинтересованы в проблемах и ценностях, которые представляют интерес (или не представляют его) для их компаний.
57% работников считают, что корпоративной Америке нужно играть более активную роль в разрешении важных социальных вопросов.
Один из самых важных вопросов, изменение климата на планете, воздействует на малые и средние предприятия, которые хотят внедрить ответственную экологическую политику и отражают этот интерес в корпоративных ценностях. Подход, с которым предприятия в США потребляют бумажные товары, не является экологичным, и рано или поздно им придётся разбираться с этим, внедряя стратегии печати, которые смогут помочь экологии.
40% коммерчески заготавливаемого леса в мире используется для производства бумаги, и более 30 миллионов акров леса уничтожается ежегодно, чтобы поддерживать это производство.
Эти цифры — одна из причин, по которой мы в компании Impact внедряем экологические инициативы для наших клиентов. Мы запускаем программы по «озеленению», чтобы противостоять вырубке лесов, способствовать более экологичным технологиям получения бумаги и решениям для сокращения процессов на основе бумаги.
Эти инициативы также имеют дополнительное преимущество в виде сокращения излишних расходов.
5. Консультации
Услуги MPS всегда должны обеспечивать вас знаниями, связанными с вашей рабочей средой и процессами. Хорошие партнёры всегда замечают, что ключевым аспектом спроса на услуги по управлению являются консультации, которые они предоставляют. Провайдеры MPS-услуг в этом плане ничем не отличаются. Существуют серьезные отличия между вендором, который продаст принтер и посчитает свой долг исполненным, и вендором, который возьмётся за вашу стратегию печати, чтобы убедиться, что она наилучшим образом подходит вашим нуждам.
Когда вы вступаете во взаимоотношения в плане MPS, следует ожидать, что провайдер сделает следующее:
· Офисные туры и составление планов
Специалисты оценят ваш офис, чтобы получить лучшее представление о том, является ли офис правильно подготовленным для максимальной производительности. Они оценят, какие принтеры чрезмерно используются или используются недостаточно, и определят, размещены ли они на оптимальных позициях.
Затем они составят план всего пространства, чтобы дать визуальное изображение имеющихся и потенциальных опций. Простой, но важный шаг, чтобы гарантировать лучшую производительности на рабочем месте.
· Собеседование с сотрудниками
Сотрудники и другие заинтересованные лица будут опрошены в плане имеющихся процессов и любых возможных проблем. Это даст провайдеру возможность получить лучшее понимание сильных и слабых мест, а также потребностей людей, которым более всего требуется печать, и которые на неё полагаются.
· Сбор данных с имеющихся устройств
Будет определено, как используются офисные устройства. Используются ли они с низким или чрезмерным коэффициентом использования? Каковы привычки печати есть у офисных сотрудников, и каковы их потребности?
MPS-провайдер будет использовать свой инструмент оценки, чтобы собрать данные с ваших имеющихся настроек печати и получить лучшее понимание того, как много используется каждое устройство. Затем он определит, что наилучшим образом подходит под ваши нужды.
6. Снижение затрат, улучшение ликвидности
Мы уже говорили об этом. Что нужно многим ответственным руководителям, так это снижение затрат. Одной из основных причин, почему с провайдерами MPS-услуг заключаются сделки, это — возможность выявить эти затраты и удалить их настолько, насколько возможно. Большинство преимуществ, перечисленных в этой статье, напрямую или косвенно связаны именно с экономией расходов.
И это даже не вопрос снижения объёмов печати. Это вопрос гарантии вашей безопасности, чтобы вы не подверглись взлому данных; вопрос внедрения правильных цифровых решений и обучения пользователей эффективному обмену данных.
Идёт ли речь о защите от угроз или о сокращении расхода бумаги, так или иначе, малые и средние предприятия обнаруживают, что партнёрство с MPS-провайдером в плане потребностей печати экономит их средства в долгосрочной перспективе. И это должно быть основным стремлением любого современного малого и среднего предприятия. Нет никаких сомнений, что расходы на печать выходят из-под контроля большинства организаций, и многим из них не хватает знаний или методов по контролю над ними.
Партнёрство с MSP-провайдером помогает предприятиям понять, где они могут сделать улучшения, и как они могут это сделать.
Подробности:http://sforp.ru/
