Giovanni Giusti
Корпоративные клиенты всегда приходили в раздражение, когда им приходилось иметь дело с бюджетом на печать и потребностями в этом плане. Печать всегда представляла собой область неизвестных трат, часто упускаемых из внимания из-за ограниченного знания истинной стоимости, а также отсутствия чёткой ответственности и контроля. Такая ситуация обусловлена несколькими факторами:
- Измерение объёмов печати, которое в свою очередь определяет размер клиентского счёта, как правило, контролируется программным обеспечением OEM. Возможности контроля со стороны клиента крайне ограничены. У него не имеется никакого программного инструментария или финансовых процессов, чтобы измерить расходы на печать. Вендоры определяют размеры счёта.
- IT-отдел самостоятельно решает, какое оборудование приобретать. Расходы не являются основным критерием. Критериями для отдела являются сетевая совместимость и возможности соединения, безопасная печать, мобильность, простота использования, обслуживание пользователей и другие особенности.
- Отдел закупок принимает решение о расходных материалах и носителях (бумаге). Как правило, единственной их целью является снижение стоимости распечатки, чего они часто и добиваются. Объемы печати перемещаются в сторону цвета, что увеличивает общую стоимость печати. Однако этот сдвиг происходит медленнее, чем ожидалось, скорее всего, из-за стоимости цветной печати.
- Принимаются недостаточные меры, чтобы снизить объёмы печати, как будто концепция офиса без бумаги реализуется чудом или исключительно благодаря новым технологиям.
У корпоративных клиентов уже почти два десятилетия знали о подобной ситуации и попросили своих доверенных поставщиков, OEM, исправить ситуацию. Как результат:
- Просьбы компаний были простыми. Они хотели контролировать свою печатную и документационную среду, снизить расходы (их основная цель) и ликвидировать путаницу с управлением устройствами.
- Ответами OEMстали: управляемая централизованная архитектура печати, сетевые устройства и полностью интегрированные решения для печати. И все это — по контрактам на услуги по управлению печатью (MPS).
- Корпоративные клиенты были рады работать с внешним провайдером, OEM, в чьих руках была сосредоточена вся печать.
Каков же результат двух десятилетий MPS-контрактов? Самим OEM удалось достичь многого. Консолидация печатающих устройств и оптимизация парка (сетевые высокотехнологичные МФУ заменили отдельные обычные принтеры), безопасный доступ к устройствам и конфиденциальная печать – вот инициативы на счету OEM.
Однако, корпоративные клиенты все ещё не довольны своими расходами на печать, которые, являясь основным фактором подписания MPS-контракта, в среднем все ещё высоки и составляют до 3% от ежегодных доходов. Имеется серьёзный разброс значений роста затрат на печать в зависимости от индустрии — от 1% до 10%. В качестве примера, в отраслях строительства и инженерии рост составил 1,55%, в банковском секторе рост составил 5,19%, в области здравоохранения 9%, в судебной системе — 9,42%. Что, однако, еще более важно, 90% опрошенных компаний заявляют, что даже не знают, каковы их расходы на печать.
Почему это так? Всё довольно просто. Компании OEM воспользовались возможностями MPS, чтобы «запереть» клиентов на сроки аж до семи лет своими контрактами на оборудование и оригинальные расходные материалы. Оптимизация парка оборудования, разумеется, привнесла инвестиционную экономию, хотя оборудование представляет лишь часть от общей стоимости владения. Ключевыми компонентами расходов являются расходные материалы и объёмы печати, которые часто не входят в большинство MPS-контрактов, особенно последний аспект, разрешение которого могло бы быть достигнуто решениями по оптимизации документооборота.
Компания Lexmark представляет собой типичный пример. Её ключевые клиенты – корпоративные предприятия, и она заявляет, что осуществляет крайне активную деятельность в области MPS. Компания потратила 2 миллиарда долларов США, чтобы приобрести компании, занимающиеся управлением документооборота. И всё же слишком мало интеграции заметно между этими приобретенными предприятиями и MPS-бизнесом. Не удивительно, что эти компании были недавно проданы. В Xerox, кстати, также продали свой бизнес по программному обеспечению.
Как правило, что касается MPS-контрактов, то вендоры увеличивают свои общие прибыли в ущерб корпоративному клиенту. Реальный контроль расходов и их снижение в интересах клиента так и не были реализованы. Корпоративные клиенты почувствовали это. Они поняли, что их цели расходятся с OEM. Они также усмотрели и другие недостатки в существующих предложениях MPS и всерьез собираются отказаться от MPS уже в ближайшем будущем. Основные причины:
- Консолидация оборудования может быть достигнута и без MPS-контрактов.
- Большинство контрактов охватывают один бренд, причем, естественно, бренд OEM.
- У клиентов нет выбора оборудования и расходных материалов, выбор навязывается провайдером услуги.
Только 43% из существующих корпоративных клиентов MPS обозначили, что они довольны своим провайдером, но многие из них планируют сменить его, когда придёт время. Такое неудовольствие уже демонстрируется в нынешних контрактных спецификациях, согласно которым корпоративным клиентам требуются:
- Мультибрендовый подход, по которому будут требоваться дальнейшие закупки оборудования, однако при этом клиенту потребуется меньше машин, и все они должны быть высоконадёжными МФУ.
- Отдельный контракт для расходных материалов, который позволяет получать доступ ко всем типам расходных материалов (OEM, восстановленным, или легальным совместимым).
- Приобретение программного инструментария от независимого поставщика программного обеспечения, который позволил бы управлять всем мульти-брендовым парком. Компании, которые поставляют такой тип программного обеспечения, этоDoxense, Nuance и PaperCut. Приобретение такого программного обеспечения позволит корпоративным клиентам самим контролировать объёмы и стоимость печати.
- Единый поставщик услуг, который сможет самостоятельно справиться с этими задачами-требованиями.
Также, несмотря на постоянное развитие технологии, и в противовес предсказаниям многих экспертов, офис без бумаги не является реальностью, и ещё долго ей не будет. Печать, копирование, сканирование, факс, обработка и хранение документов до сих пор являются фундаментальными функциями в работе современного офиса. 48% компаний указали на то, что бумага по-прежнему важна для каждодневного ведения дел. Офисная печать зависит от воли и осознанной потребности пользователей печатать. Чтобы контролировать офисную печать, компании потребуются не только самые различные функции управления печатью, но и позитивное и активное участие пользователей в этом процессе, и то, чего труднее всего добиться, а именно – строгая отчетность и обоснованные решения по организации документооборота.
Следующее поколение предложений по MPS должно снижать и другие расходы (помимо консолидации и рационализации парка), иначе большинство корпоративных клиентов просто перестанут заключать контракты такого типа. Новые предложения по MPS должны оптимизировать процессы документооборота клиентов, что может быть достигнуто:
- Умными решениями по документообороту («захват», обработка, безопасное хранение документов),
- Оптимизированными и автоматизированными бизнес-процессами, реализующими новые технологии, например, элементы искусственного интеллекта,
- «Облачными» сервисами, отвечающими потребностям в печати мобильного работника,
- Большим уровнем безопасности доступа и хранения данных.
Будущее MPS должно отвечать минимальным требованиям контрактных спецификаций корпоративных клиентов и должно соответствовать правильному подходу к документообороту. Поставщики услуги должны восприниматься как те, кто может начать осуществление цифровой трансформации, способной сократить разрыв между бумажными и цифровыми документами. В результате получится улучшенный цифровой бизнес, снижение расходов на печать и повышенная производительность офиса.
Восемьдесят процентов существующих MPS-клиентов рассматривают своих поставщиков услуг, как важный двигающий фактор для цифровой трансформации. Но лишь 27% из них удовлетворены, так как уверены, что у них имеется чёткая информационная стратегия, сочетающая бумажные и цифровые процессы. Теперь OEM предупреждены. Если они не начнут отвечать на эти фундаментальные потребности корпоративных клиентов, то получат массовый отказ от MPS-контрактов.
Подробности:http://sforp.ru/news/_mostInterest/5.htm#572
