Кристин Дюн (Christine Dunne), ведущий исследователь-аналитик в Keypoint Intelligence
Последние данные опроса, проведенного Keypoint Intelligence (InfoTrends), проливают свет на различные подходы, предпринимаемые компаниями, когда речь заходит об автоматизации печати и бизнес-процессов. В опросе за март 2017 года, проведенном среди руководителей IT-отделов предприятий, мы стремились установить тенденции печати на североамериканских и западноевропейских предприятиях со штатом от 500 и более работников. Вот некоторые результаты наших исследований:
В отделах, обычно имеющих большие потребности в объемах печати, наблюдается и наибольшее падение объемов печати
Опрос показал, что отделы IT, кадров, продаж, маркетинга демонстрируют падение объёмов печати. Когда специалисты Keypoint Intelligence увидели эти результаты, они не удивились. Отделы IT имеют тенденцию быть ориентированы на цифровые технологии, а отделы, традиционно завязанные на использовании бумажных документов, вроде отделов кадров, интенсивно совершенствуются по части автоматизации.
Таблица 1: В какой из следующих областей падают объёмы печати? Выберите всё, что подходит.
| IT | 53,4% |
| Отдел кадров | 35,6% |
| Продажи | 33,9% |
| Маркетинг | 33,9% |
| Обслуживание клиентов (демонстрационный офис) | 31,4% |
| Финансы | 29,7% |
| Логистика/поставки/склад | 28,8% |
| Юридический отдел | 28% |
| Бухгалтерия (к получению) | 26,3% |
| Операционный отдел | 26,3% |
| Бухгалтерия (на выдачу) | 22,9% |
| Отдел жалоб и предложений клиентов | 15,3% |
| 118 респондентов, чьи объёмы печати падают | |
Источник: VMBO Enterprise IT Survey (Keypoint Intelligence-InfoTrends, 2017)
Но всё немного усложнилось, когда были приняты во внимание и другие результаты. Во время опроса респондентов спрашивали и о том, в каких отделах они видят увеличение объёмов печати. Опять же самыми частыми ответами были: IT, отделы кадров, продажи и маркетинга. Другими словами, это те же самые отделы, где имеют место самые большие падения, равно как и самые большие увеличения в объёмах печати. Как такое может быть? По сути это отражает разные подходы, предпринимаемые разными компаниями.
Таблица 2: В какой из следующих областей растут объёмы печати? Выберите всё, что подходит.
| IT | 51,5% |
| Отдел кадров | 43,1% |
| Продажи | 40% |
| Маркетинг | 36,2% |
| Бухгалтерия (на выдачу) | 35% |
| Логистика/поставки/склад | 34,2% |
| Бухгалтерия (к получению) | 33.1% |
| Юридический отдел | 33,1% |
| Обслуживание клиентов (демонстрационный офис) | 28,5% |
| Отдел жалоб и предложений клиентов | 26,9% |
| Финансы | 25,8% |
| Операционный отдел | 21,5% |
| 260 респондентов, чьи объёмы печати растут | |
Источник: VMBO Enterprise IT Survey (Keypoint Intelligence-InfoTrends, 2017)
Что движет различными подходами к печати/документообороту?
Мы попросили респондентов особо указать, почему их общий объём печати пошёл вверх или вниз. Это помогло нам прояснить, почему организации используют различные подходы к печати и автоматизации бизнес-процессов.
Основные причины снижения объёмов печати – это автоматизация некоторых бизнес-процессов, которым ранее требовалась печать, (47%), улучшение IT-инфраструктуры (например, беспроводная сеть, облачное хранение информации) для электронного доступа к документам (47%), предпочтение, отдаваемое работниками электронным документам, и старания по охране окружающей среды (42%).
Все это подчеркивает тот факт, что многие компании, правительственные и некоммерческие организации стремятся сократить расход бумаги по причинам, связанным с экологией, расходами и эффективностью. Вместо того, чтобы требовать от клиентов заполнения бумажных формуляров, например, они могут обеспечить их планшетами с цифровым вводом информации. Сходным образом, вместо того, чтобы информировать работников, клиентов и прочих через почту, можно посылать им информацию на электронную почту или через систему управления контентом (например, Dropbox).
Что касается тех, кто продолжает печатать все больше, то тут ведущими причинами являются рост бизнеса/улучшение экономической ситуации (59%); получение большей информации от своей бизнес-системы, чем когда-либо прежде, а, следовательно, и увеличение потребности в печати (53%); облегчение доступа к информации благодаря интернету, при этом некоторая часть этой информации печатается (47%); соответствие законодательству, требующее дополнительной печати (46%).
По-видимому, в этих группах организаций имеется различная ментальность в плане печати и документационного оборота. И хотя их бизнес и растёт, и все больше информации становится доступной, объемам печати при этом вовсе не обязательно расти. Если организации больше стремились бы к автоматизации бизнес-процессов, они смогли бы снизить общий объём печати, несмотря на приведенные факторы. Это особенно актуально при принятии новых законов, побуждающих к переходу на цифровые технологии.
Все может измениться в будущем
Другие результаты опроса показывают, однако, что подавляющее большинство компаний имеют планы и идеи в плане подходов к переходу на цифровые технологии и к организации электронного документооборота в будущем. И хотя предприятия примерно поровну поделены в плане того, имеется ли у них сейчас план по уменьшению со временем объёмов печати, многие из тех, у кого такого плана пока нет, говорят, что скоро создадут и внедрят его. Вопрос не подразумевает сроков такого внедрения, но ясно, что на уме у них отход от использования бумажных документов.
Таблица 3: Есть ли у вашей компании план по будущему снижению объёмов печати?
| Да, уже внедрили | 48% |
| Да, планируем внедрять | 34% |
| Рассматривали, но пока не планируем внедрять | 14% |
| Никогда не рассматривали, и не планируем внедрять | 4% |
| Количество респондентов 450 | |
Источник: VMBO Enterprise IT Survey (Keypoint Intelligence-InfoTrends, 2017)
На вопрос о том, какие типы документов они, скорее всего, не будут печатать в будущем, респонденты привели: списки заданий, фотографии и заметки на память. Более сложный вопрос такого рода был задан в 2016 году в рамках аналогичного исследования Keypoint-InfoTrends. Тогда респонденты также ожидали, что будут меньше печатать проездных документов, карт/схем проезда, а также инструкций для курьеров. Разумеется, это не те документы, которые требуются клиентам в печатном виде. С другой стороны, респонденты, скорее всего, продолжат печатать такие документы, как счета, документы, требующие подписи, и счета-фактуры.
По-видимому, политика вокруг двусторонней печати и совместного использования принтера, помогут также привести к некоторому уменьшению объёмов печати. Впрочем, есть и другие способы снизить объёмы печати, в том числе внедрение новых цифровых технологий (включая цифровые подписи), ограничения по пользователям, MPS.
Что это все значит?
Результаты проведенных исследований укрепляют ориентацию игроков нашей индустрии на те предприятия, которые более стремятся к печати и более заинтересованы в бумажном документообороте. Во многих случаях такие предпочтения предприятий обуславливаются организацией их управления, а также корпоративной культурой, не обязательно размером предприятия или принадлежностью к вертикальной индустрии. Сегодняшняя ситуация может усложнить поиск таких предприятий, но она же демонстрирует, что их все еще можно найти в большом количестве.
Полученные результаты также обращают внимание индустрии на необходимость внимательного рассмотрения того, как меняются привычки печати бумажных документов. Многие организации всё ещё печатают, но тот факт, что столь многие стремятся сократить объемы печать, свидетельствует об их желании автоматизировать бизнес-процессы по мере развития. Это может привести к уменьшению объемов продаж офисных принтеров и расходных материалов в будущем, но это также может побудить многих вендоров к освоению областей новых возможностей.
С точки зрения расходных материалов, основными областями для роста продаж, по-видимому, станут: цветная промышленная печать малого объёма, широкоформатная печать, деловая струйная печать. Что касается вендоров, то им имеет смысл заняться новыми областями программного обеспечения, которое действительно может помочь организациям достичь своих целей в плане перехода на цифровые технологии и автоматизации деловых процессов.
Полный текст статьи будет опубликован в журнале «BUSINESS-INFORM Review» (выпуск №16, 2017 г.)
